1.系统初始化

1.1系统管理

系统管理是会计信息系统运行的基础，它为其他子系统提供了公共的账套、年度账及其它相关的基础数据，各子系统的操作员也需要在系统管理中统一设置并分配功能权限。具体包括以下几个方面：账套管理、年度账管理、系统操作员及操作权限的集中管理等。

1.1.1 启动与注系统管理

.  例1-1

以系统管理员（admin）的身份启动并注册系统管理。

@ 操作步骤

(1) 执行“开始→程序程序→会计从业资格考试→会计从业资格考试→系统管理”命令，进入“〖系统管理〗”窗口。

(2) 执行“系统→注册”命令，打开“注册〖控制台〗”对话框。

(3) 输入用户名：admin；密码：（空）。如图1-1所示。

图1-1 注册系统管理

(4) 单击“确定”按钮，以系统管理员身份注册进入系统管理。

U说    明

系统只允许以两种身份注册进入系统管理。一是以系统管理员（admin）的身份，二是以账套主管的身份。

1．以系统管理员的身份注册系统管理

系统管理员负责整个应用系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套。以系统管理员身份注册进入，可以进行账套的建立、引入和输出，设置操作员和权限，监控系统运行过程，清除异常任务等。

2．以账套主管的身份注册系统管理

账套主管负责所选账套的维护工作。主要包括对所管理的账套进行修改、对年度账的管理（包括创建、清空、引入、输出以及各子系统的年末结转），以及该账套操作员权限的设置。

1.1.2 建立企业核算账套

.  例1-2

建立账套。

(1) 账套信息

账套号：800；账套名称：阳光有限责任公司；采用默认账套路径；启用会计期：2011年1月；会计期间设置：1月1日至12月31日。

(2) 单位信息

单位名称：阳光有限责任公司；单位简称：阳光公司。

(3) 核算类型

该企业的记账本位币为人民币（RMB）；企业类型为工业；行业性质为2007年新会计准则；账套主管为demo；按行业性质预置科目。

(4) 基础信息

该企业有外币核算，进行经济业务处理时，不需要对存货、客户、供应商进行分类。

(5) 分类编码方案

科目编码级次：4222

其他：默认

(6) 数据精度

该企业对存货数量、单价小数位定为2。

(7) 系统启用

“总账”模块的启用日期为“2011年1月1日”。

@ 操作步骤

(1) 执行“账套→建立”命令，打开“创建账套”对话框。

(2) 输入账套信息，如图1-2所示。

图1-2 创建账套-账套信息

(3) 单击“下一步”按钮，输入单位信息。如图1-3所示。

图1-3 创建账套-单位信息

(4) 单击“下一步”按钮，输入核算类型。如图1-4所示。

图1-4 创建账套-核算类型

(5) 单击“下一步”按钮，确定基础信息，如图1-5所示。

图1-5 创建账套-基础信息

(6) 单击“下一步”按钮，确定业务流程，全部采用默认的标准流程，单击“完成”按钮，弹出系统提示“可以创建账套了么？”。

(7) 单击“是”按钮，稍候，确定分类编码方案。如图1-6所示。

                           

图1-6 创建账套-分类编码方案

(8) 单击“确认”按钮，定义数据精度。如图1-7所示。

图1-7创建账套-数据精度定义

 (9) 单击“确认”按钮，系统弹出“创建账套{北京宏远科技有限公司：[333]}成功。”信息提示框，单击“确定”按钮，系统提示“是否立即启用账套？”。单击“是”按钮，打开“系统启用”对话框。
     (10)选中“GL-总账”复选框，弹出“日历”对话框，选择日期“2011年1月1日”。如图1-8所示。

图1-8 创建账套-系统启用

(11) 单击“确定”按钮，单击“是”按钮，单击“退出”按钮。

U说    明

建立账套是企业应用会计信息系统的首要环节，其中涉及很多与日后核算相关的内容。为了方便操作，会计信息系统中大都设置了建账向导，用来引导用户的建账过程。建立企业账套时，需要向系统提供以下表征企业特征的信息，归类如下：

⑴ 账套基本信息：包括账套号、账套名称、账套启用日期及账套路径。

由于在一个会计信息系统中，可以建立多个企业账套，因此必须设置账套号作为区分不同账套数据的唯一标识。

账套名称一般用来描述账套的基本特性，可以输入核算单位简称或用该账套的用途命名。账套号与账套名称是一一对应的关系，共同来代表特定的核算账套。

账套路径用来指明账套在计算机系统中的存放位置，为方便用户，应用系统中一般预设一个存储位置，称其为默认路径，但允许用户更改。

账套启用日期用于规定该企业用计算机进行业务处理的起点，一般要指定年、月。启用日期在第一次初始设置时设定，一旦启用不可更改。在确定账套启用日期的同时，一般还要设置企业的会计期间，即确认会计月份的起始日期和结账日期。

⑵ 核算单位基本信息：包括企业名称、简称、地址、邮政编码、法人、通讯方式等。

⑶ 账套核算信息：包括记账本位币、行业性质、企业类型、账套主管、编码规则、数据精度等。

行业性质表明企业所执行的会计制度。行业性质的选择将决定企业用到的一级会计科目。企业从方便使用出发，系统一般内置不同行业的一级科目和部分常用二级科目供用户选择使用，在此基础上，用户可以根据本单位的实际需要增设或修改必要的明细核算科目。

编码方案，又叫编码规则，是对企业关键核算对象进行分类级次及各级编码长度的指定，以便于用户进行分级核算、统计和管理。编码方案设置包括级次和级长的设定。级次是指编码共分几级，级长是指每级编码的位数。

1.1.3 增加操作员

.  例1-3

增加如下操作员。

@ 操作步骤

(1) 执行“权限→操作员”命令，进入“操作员管理”窗口。窗口中显示系统预设的几位操作员：demo、SYSTEM和UFSOFT。

(2) 单击工具栏中的“增加”按钮，打开“增加操作员”对话框。

(3) 输入数据。编号：11；姓名：陈力；口令：1；确认口令：1。如图1-9所示。

图1-9 增加操作员

(4) 单击“增加”按钮，输入其他操作员资料。最后单击“退出”按钮。

U说    明

操作员是指有权登录系统并对系统进行操作的人员。每次注册或登录系统，都要进行操作员身份的合法性检查。操作员及权限管理提供了按照预先设定的岗位分工进行授权、分权功能，只有进行严格的操作分工和权限控制，才可能一方面避免与业务无关人员对系统的操作，另一方面对系统所含的各个子产品的操作进行协调，以保证系统的安全与保密。

注意事项：

· 只有系统管理员才有权限设置操作员。

· 操作员编号在系统中必须唯一，即使是不同的账套，操作员编号也不能重复。

· 所设置的操作员用户一旦被引用，便不能被修改和删除。

1.1.4 分配权限

.  例1-4

(1) 陈力____账套主管

具有系统所有模块的全部权限。

(2) 马方____会计

具有“总账”、“财务报表”的全部权限。

@ 操作步骤

(1) 执行“权限→权限”命令，进入“操作员权限”窗口。

(2) 选择001账套；2011年度。

(3) 从操作员列表中选择陈力，选中“账套主管”复选框，系统弹出“设置操作员：[11]账套主管权限吗？”，单击“是”按钮。

(4) 选择马方，单击工具栏中的“增加”按钮，打开“权限增加”对话框，双击“总账、财务报表”权限，如图1-10所示。

图1-10分配权限

(5) 单击“确定”按钮。

U说    明

系统管理员和账套主管，两者都有权设置操作员的权限。所不同的是，系统管理员可以指定或取消某一操作员为一个账套的主管，也可以对系统内所有账套的操作员进行授权；而账套主管的权限局限于他所管辖的账套，在该账套内，账套主管默认拥有全部操作权限，可以针对本账套的操作员进行权限设置。

注意事项：

· 一个账套可以设定多个账套主管。

· 账套主管自动拥有该账套的所有权限。

1.2基础设置

基础档案是指系统运行必须的基础数据。基础档案的设置包括部门档案、职员档案、客户档案、供应商档案、外币及汇率、会计科目、凭证类别、期初余额等。

1.2.1 启动并注册企业门户

.  例1-5

以账套主管的身份注册企业门户。

用户名“101”；密码为空；账套“900 电算化考试练习账套”；会计年度“2011”；日期“2011-01-01”。

@ 操作步骤

（1）执行“开始→程序→会计从业资格考试→会计从业资格考试→信息门户”命令，打开“注册【控制台】”对话框。

（2）输入或选择数据。用户名“101”；密码为空；账套“900 电算化考试练习账套”；会计年度“2011”；日期“2011-01-01”。如图1-11所示。

图1-11 注册企业门户

（3）单击“确定”按钮。进入会计从业资格无纸化考试软件。

1.2.2 设置部门档案

.  例1-6

@ 操作步骤

(1) 执行“基础设置→机构设置→部门档案”命令，打开“部门档案”窗口。

(2) 在“部门档案”窗口中，单击“增加”按钮。

(3) 输入数据。如图1-12所示。

图1-12 设置部门档案

(4) 单击“保存”按钮。

U说    明

部门是指与企业财务核算或业务管理相关的职能单位。设置部门档案的目的在于按部门进行数据汇总和分析。部门档案需按照已定义好的部门编码级次原则输入部门相关信息。部门档案中包含部门编码、名称、负责人、部门属性等信息。

1.2.3设置职员档案

.  例 1-7

@ 操作步骤

(1) 执行“基础档案→机构设置→职员档案”命令，打开“职员档案”窗口。

(2) 单击“增加”按钮。

(3) 输入职员信息。如图1-13所示。

图 1-13设置职员档案

(4) 单击“保存”按钮。

U说    明

职员档案主要用于记录本单位职员个人的信息资料，设置职员档案可以方便地进行个人往来核算和管理等操作。职员档案包括职员编号、名称、所属部门及职员属性等。

1.2.4 设置客户档案

.  例 1-8

@ 操作步骤

(1) 执行“基础档案→往来单位→客户档案”命令，打开“客户档案”窗口。

(2) 在“客户档案”窗口中，单击“增加”按钮，打开“增加客户档案”对话框。

(3) 输入客户档案信息。如图1-14所示。

图1-14 设置客户档案

(4) 单击“保存”按钮。

U说    明

企业如果需要进行往来管理，就必须建立客户档案。建立客户档案直接关系到企业对客户数据的统计、汇总和查询等分类处理。客户档案中包含了客户的基本信息、联系信息信用信息和其他信息。如果用户设置了客户分类，客户档案必须在末级客户分类中设置，如果未进行客户分类，客户档案则应在客户分类的“无分类”项下设置客户档案。

客户档案信息分为基本、联系、信用、其他4个页签。

1.2.5 设置供应商档案

.  例 1-9

@ 操作步骤

(1) 执行“基础档案→往来单位→供应商档案”命令，打开供应商档案”窗口。

(2) 在“供应商档案”窗口中， 单击“增加”按钮，打开“增加供应商档案”对话框。

(3) 输入供应商档案信息。如图1-15所示。

图1-15 设置供应商档案

(4) 单击“保存”按钮，单击“退出”按钮。

U说    明

企业如果需要进行往来管理，那么必须将企业中供应商的详细信息录入供应商档案中。建立供应商档案直接关系到对供应商数据的统计、汇总和查询等分类处理。如果用户设置了供应商分类，供应商档案必须在末级供应商分类中设置，如果未进行供应商分类，供应商档案则应在供应商分类的“无分类”项下设置供应商档案。

供应商档案信息分为基本、联系、信用、其他4个页签。

1.2.6 设置外币及汇率

.  例 1-10

币符：EUR；币名：欧元；1月份记账汇率为9.6。

@ 操作步骤

(1) 执行“基础档案→财务→外币设置”命令，打开“外币设置”窗口。

(2) 在“外币设置”窗口中，输入数据。币符：EUR；币名：欧元。

(3) 单击“确认”按钮。

(4) 在“2011年1月的记账汇率”栏中输入9.6，敲回车确认。如图1-16所示。

图1-16设置外币种类及汇率

U说    明

如果企业业务结算涉及外币，那么在“填制凭证”中所用的外币及汇率应先在此进行定义，以便制单时调用，减少录入汇率的次数和差错。

1.2.7 设置会计科目

.  例1-11

@ 操作步骤

(1) 执行“基础设置→财务→会计科目”命令，进入“会计科目”窗口，显示所有“按新会计制度” 预置的科目。

(2) 单击“增加”按钮，进入“会计科目——新增”窗口。

(3) 输入明细科目相关内容。

(4) 输入编码“100201”、科目名称“工行存款”；选择“日记账”、“银行账”，选择“外币核算”选项，选择币种“美元”。如