大锅饭堂

第十，公文表述规范

（一）结构层次的规范
 
——章节层次及标题序码，必须规范清晰。行文必须段落分明、前后一致。除篇、章、节以外的分层序码，可参照下列规范处理：
    第一档标题用黑体字：一、二、三；
    第二档标题用楷体字：（一）（二）（三）；
    第三档标题用仿宋字：１、（圆点）２、３；
    第四档（仿宋）：⑴ ⑵ ⑶；
    第五档：① ② ③。

——以上层次序号，可以跳档、省略使用，但不得颠倒使用。
    层次序数不宜过多，以免烦琐。关键要在内在逻辑层次和小标题的精心安排上下工夫。
    为使层次的表述更丰富，也可在第一档层次前用“第一部分”或“第一，第二”，还可在普通自然段中用“一是，二是”等作为层次表述的调剂。

——序号中凡使用了括号等标号，则不得再用点号。   
——凡涉及统一全稿的数目、序数等，改动时应逐页改正或注明。

——条例、准则等准公文中的结构层次，一般采用“总分附”层次，即总则、各分则及附则。其逻辑层次也相当于公文结构的引据、论据、结语。

——也可采用“章条款”层次，即“章”为第一层次，“条”为第二层次，第三层次用（一）（二）等表示，相当于“款”，“款”以下为“项”。

（二）标点、符号的规范

——点号与标号的区别。逗号、句号等点号，是对句子的界定。引号、括号与书名号等属于标号，用来标明词语的性质与作用。其中，引号具有“引用、强调、反语”等作用。括号是注解与说明。

附件存目，其文件名不用标点符号。标点在正文中尽量不在一行字的首格。

公文中引用文件名，应先以书名号引用标题，再用括号写出文号。引用外文，要用括号注明中文含义。

——标题中的引号、括号与书名号：

  标题中尽量不使用标点符号，尤其是题尾。

  如有使用则限于引号、括号和书名号：只有法规性文件名才用书名号，其他可用引号标注其关键词或词组。（如,标题中的“农转非”等特定称谓可用引号。）

 对“试行”“暂行”“修改草案”“征求意见稿”等要在题尾用括号标注，是对文件“成熟程度”的限定。

（三）名词、称谓使用的规范

——名称在文稿中第一次出现时，尽量用全称，或使用无歧义的规范简称。如果名称太长需要用简称，则应在第一次出现全称时，后面用括号加以说明。

——同一名称在文稿中出现多次时，要注意前后统一。有多个名称相继出现时，要慎用“他”。

——提到几个名称时，要根据场合，注意排列次序。
——译名规范统一。凡外国国名、重要的地名、人名、党派、政府机构、报刊等译名，均应以正式译名为准。  
——运用生僻的专门术语时要有通俗解释（如“存贷比”的调整）。

——专用名称或提法要规范。如：
“苏联十月革命”应为“俄国十月革命”；
“满清”应为“前清”或“清朝”；“有清一代”，其中的“有”字是字头，无实际意义。   
“蒙族”应为“蒙古族”（“蒙文”例外）；
“老革命根据地”应为“革命老根据地”；
“各省、市、自治区”并称时，应为“各省、自治区、直辖市”。

——公文中自称、对称的规范：
   下行文的自称：一般用发文机关名称，不得用第一人称代词“我局”等。
   上行文的自称：可以用“我局”等，而不用发文机关名称。

   下行文的对称：一般用“你公司”等，不得用受文机关名称。
   上行文的对称：一般用“领导”“上级”，而不宜用“你们”。
   平行文的自称与对称：自称“我公司”，对称“贵单位”。
 

（四）时间表述的规范  

——时间值、时段与时点要界定清晰

如：“收入由原来（2000年）的6亿元上升到2004年的12亿元”。

“今年（年初）以来”。

“计划到十一五期（末）拥有运力100万吨”。

“到2010年十一五期，老旧船比例将——”。（重复，使时段模糊）

——使用时间代词要顾及文稿发表以后的情况。如"今年"、"明年"，"最近"，"本月"、"上月"。又如“截止（截至）3月30日”等。使用时不能以起草文稿时间计算，而要以发表时间为准。特别在岁末年头更要注意，以免造成时间错误。因此，一般情况下，应避免用时间代词而用具体日期。   
——写作时参考旧资料或网上下载，必须特别注意资料中的日期及有关事实，作出适当处理，避免失实。如有"最近"、"不久以前"等字样的，要说明是当时的情况。
——避免运用交待不够清楚的时间概念，如"上月以前"、"前年以后"等。

——在运用我国历史上各个朝代年号时，一般应加注公历年份，如“清道光二十年”应写成"1840年（清道光二十年），或"清道光二十年（1840年）"。
——要注意运用时态助词。如"了"表示动作已经完成，"着"表示动作正在进行等。

（五）关于数字、数据的规范  

    数字是语文问题，数据是数学问题，在公文中要同时注意。
——用数字说话，使语言更有说服力。（刘邓大军1950年解放大西南，邓小平讲话大意：“一是90万国军改造。二是6000万西南人民土改。三是60万解放军成为战斗队和工作队。”

——对体例常不统一的（如年月日、物理量、代码等），要求凡是可以使用阿拉伯数字而且又很得体的地方，特别是当所表示的数目比较准确时，均应使用阿拉伯数字。如遇特殊情况，或为避免歧义，可灵活变通，但全篇体例要统一。

——或可理解为，凡具有统计意义的数字，必须使用阿拉伯数字。尤其是在企业汇报生产经营中的数字业绩时。

    如：30万吨。—1200万元。11个月。东经23°27′30"。1：500。1/4。39°C（物理量均应小写）。公元前440年。

——年份、时间要用全数。1978年，不得简写为78年、或七八年。

    15时40分，或下午3点40分，可15：40。

——代号、序号均用小写。8341部队。国办发[2014]9号文件。37/38次列车。93号汽油。维生素B12。《文选》第5卷第20页。

34%—35%，不能写成34—35%。

——数字的书写分节及整数位。用于多位数和多位的小数。以小数点为准，分别向前或后，三位数一组，空半角（不能以千里分撇表示）。

——尾数有多位0的数字，一般改写为以万、亿为单位。数字的小写应避免断行。

——用汉字表示数字的举例。
    凡定型的词组、惯用语、具有修辞色彩的词语中作为语素的数字，必须用汉字。
    如：两面派。十滴水。星期五。四氧化三铁。二万五千里长征。“十二五”计划。七上八下。九三学社。路易十八。五省一市。二八年华。第三季度。十八届三中全会。一机部三所。一一九师。一0五九农药。

——用汉字表示的特例。如，中国干支纪年和夏历月日等农历用汉字，“八月十五中秋节”，“正月初一”

——清代及清以前的纪年用汉字，并以括号作阿拉伯数字的公元注释。
    如，太平天国庚申十年（清咸丰十年，公元1860年）

——知名度高的纪念日用汉字。如，五一国际劳动节。五四运动。一.二八事变。一二.九学生运动（为免歧义，用间隔号分开）。

   七七事变。“九一三”事件。“三不放过”。（知名度不高者用引号）

——概数或约数用汉字，其间不得用顿号。
    如：十之八九。七八十种。五六万元。十二三岁。十几天。几十万分之一。（几字约数用汉字）。但相对精确的大位数用小写，如3000多万吨。
    美国人的就业指标，已精确到了个位，已经不只是数字的表示问题。

——数据的来源，有无权威性或真实性？

  （如，治愈率？是谁检测的。）

——数据的口径。（应发数与实发数，税前与税后，剔除哪些因素，科目归集与计算方式的变更等）。

——比例与增减表述要准确清晰。
    数据的准确性问题，既是文字问题，也是数学问题，更是责任心的体现。如胡适《差不多先生》一文，对模糊性行事作风进行了深刻的讽刺。
    如：同比增加20亿？增加到20亿？增加2倍？是原来的2倍？翻了一番？都要准确无误。
 

——相对值有时比绝对值更重要。

增加（绝对数），增长（相对数）

——数字的增加或减少要注意下列用词和概念：
    增加为过去的两倍——即过去为一，现在为二。
    增加到过去的两倍——即过去为一，现在为二
   增加两倍——即过去为一，现在为三。
    增加了（增产了）两倍——即过去为一。现在为三。
    超额百分之八十——即原来是一百，现在是一百八十。
    降低到百分之八十——即定额是一百，现在是八十。
    降低（降低了）百分之八十——即原来为一百，现在是二十。

——不能用"降低x倍"或"减少x倍"的提法，只能用"降低百分之几"或"减少百分之几"。因为减少（或降低）一倍就意味着等于零，如果减少（或降低）一倍以上的倍数，那就不可理解了。   
——“数据链”有无“打架”。尤其自己推算出来的数字，应仔细检查，使数字准确无误。如文中出现一系列相互关联的数字，应检查是否不团圆。

——“约数”不可小看。不能随便增删数字前后的"近"、"多"、"约"、"左右"等表示分寸的字样。   
——超产数字。不能用"完成了x年任务"或"提前跨进2014年"等提法。因为按现有定额推算几年后的任务是不科学的。   
——文稿中的计量单位应按国家计量局公布的有关文件执行。
 ——数字要少面精。非专业场合，引用统计数字要考虑读者的感受，次要的技术性很强的数字，如无损于主题的阐明，最好不用。

讲座结语：
     以上所讲公文的“形式规范”，重点强调的是公文办理的规则意识和质量意识。
    形式是为内容服务的，形式有时候也是内容、质量的重要方面。
    通过提高公文办理的质量，强调最为基础的文书与信息处理工作，有利于全面提升企业管理，为企业培养最为基础性人才。
    形式规范固然重要，但比之更为重要的是公文的“内容要求”，有待以后探讨。