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一、在企业里采购是非常重要的，主要因为：

1、采购物料成本占生产总成本的比例很大，若物料无法以合理的价格获得，则直接影响到企业的经营，若采购价格过高，则成品成本也高，直接影响到本公司接单，因为本公司接单同美泰强制品厂公司属下的加工商相互竞争，价格低将是取胜的重要条件.
2、采购周转率高，可提高资金的使用效率，合理采购数量与适当的采购时机即能避免生产线停工待料，又能降低物料库存，减少资金积压.
3、采购部门要经常与市场价格打交道，尽可以早些将市场变化信息反馈给公司决策层，以优惠的价格购买到实惠的物料（如本厂原材料最为需要）。

二、采购的组织结构与职能
采购员的工作职责：
1、部门职能
A.分析公司原材料市场质量，价格等行情；
B.寻找料源，对每项物料供货渠道加以调查和掌握；
C.与供货商洽谈，并参观工厂，建立供货商的数据；
D.报价，议价，可进行估价并作比较；
E.采购所需的物料；
F.不定期查证进厂物料数量与质量；
G.对供货商的价格， 质量，交期，交量作出评估；
H.掌握主要物料的市场价格起伏状况，了解市场走势，加以分析并控制成本；
I.依PO数据或协议控制协调交货期。

 

2、采购人员的日常工作内容
A.建立供货商数据与价格记录；
B.对采购物料进行分类；
C.市场行情的经常性调查（现目前状况只能在生产淡季进行）；
D.询价，比价，议价及订购；
E.交货期的进度控制；
F.进料质量，数量异常的处理；
G.内外销开价，退税数据的提供（本厂多使用转厂方式， 生产物料不接受采用税票采购）；
H.付款整理，审查（我们香港在用， 但目前大陆厂还没有）。

 

3、采购主管的工作职责
A.新产品，新材料供货商的寻找，资料收集及开发供货商工作；
B.对供货商质量体系状况（产能，设备，交期，技术，质量等.）的评估和认证以保证供货商的优良性；
C.与供货商的比价，议价谈判工作；
D.对旧供货商的价格，产能，质量，交期的审核工作，以确定原供货商的稳定供货能力；
E.及时跟踪原材料市场价格行情变化及质量情况，以期提升产品质量和降低采购成本；
F.采购计划编排，物料之订购及交期控制；
G.部门员工的管理培训工作；
H.与供货商以及其它部门的沟通协调等；
I.采购有关文件的编写工作。

 

4、采购文员的工作职责（以本厂来订）
A.订购单的下达；
B.物料交期的控制；
C.材料市场行情的调查；
D.进料质量和数量异常的处理；
E.与供货商有关交期，交量等方面的沟通和协调；
F.各种采购单据的收集和入帐；
G.质量记录的保管和维护；
H.采购事务的传达。

 

三、供货商管理
（一）供货商调查
1、选择供货商是采购工作当中一项非常重要工作；
A.供货商供应的物料顺畅:生产不会因为待料而停工；
B.进料质量的稳定:保障生产质量的稳定；
C.交货数量的符合:使公司生产数量准确（货仓数据不单是由货仓人员点出来的）；
D.交货的准确:保障公司出货期的准确；
E.各项工作的协调:良好的配合双方工作进展顺利。

 

2、一个好的供货商，应该有以下几大主体：
A.优秀的企业领导人:企业有了优秀领导人，企业才能健康稳定地发展；
B.高素质的管理干部:企业有了高素质，有能力的管理干部，企业的管理才有效率，充满活力（崔生就是一个很好的例子， 带领我们厂傱一个传统的管理模式逐渐转向现代管理形式发展， 因此泰强比以前更讲究效率， 泰强更有生命力）；
C.稳定的员工群体:企业员工的稳定性才能保证产品质量的稳定.流动性过大的员工群体，其产质量会受到相当的影响（今年我们厂不打算再辞退员工了）；
D.良好的机器设备:其产品质量更能加以保证；
E.良好的技术:有高质量干部和良好的管理，再有良好的具有创新的技术人员，产质量量更加有保障，材料成本不断下降；
F.良好的管理制度:激励机制的科学，管理渠道的畅通，以各种管理制度的健全，能充分发挥人的积极性，从而保证其供货商整体是优秀的，其质量是优秀的，其服务是一流的。

3、供货商的调查主要有以下内容
A.管理人员水平；
B.专业技术能力；
C.机器设备情况；
D.材料供应状况；
E.质量控制能力；
F.管理规范制度。

 

4、供货商开发的步骤主要有：
①物料分类
A.按材料的成分或性能分类，如:塑料类，五金类，电子类，化工类，包装类等等.
B.供货商资料:根据材料的分类，搜集生产各类物料的厂家，每类产品在2-3家左右，填写在《厂商数据表》上.

 

②供货商调查:根据《供货商资料卡》名单， 采购部门将<供货商调查表>传真至供货商填写.

 

③成立供货商评估小组: 由副总经理任组长， 采购， 质量技术部门经理， 主管， 工程师组成评估小组.

④调查评估:
A.根据反馈的调查表，按规模，生产能力等基本指标进行分类，由评估小组选派人员按《供货商调查表》所列标准进行实地调查.
B.此调查项目如实填写在调查表上.然后由评估小组进行综合评估，将合格厂商分类按顺序统计记录.

⑤送样或小批量试验:
A.调查合格的厂商可通知送样或小批量采购，送样检验或试验合格者可正式列为《合格供货商名册》.未合格者可列为候补序列.
B.之后采购只可从合格供货商中采购，付款时也应审核名单，非合格供货商者应报上级.

⑥比价议价:  对送样或小批量合格之材料评定质量等级， 并进行比价和议价， 确定一个最优的价格性能比.

⑦供货商辅导: 列入《合格供货商名册》的供货商，公司应给予管理，技术，质量上的辅导.

 

⑧追踪考核
A.每月对供货商的交期，交量，质量，售后服务等项目进行统计，并绘制成图表.  
B.每个季度或半年进行综合考核评分一次.
C.按评分等分成优秀，良好，一般，较差几个等级.

⑨供货商之筛选
A.对于较差的供货商，应予以淘汰，将其列入候补名单，重新评估.
B.对于一般的供货商，应予以减少采购量，并重点加以辅导.
C.对于优秀之供货商，应加大采购量.
          
（二）供货商的开发和考核
1、采购人员通常从价格质量，交期交量和配合度（服务）几个方面来考核供货商并按百分制的形式来计算得分，至于如何配分，以本公司的具体情况为:

①价格:根据市场同类材料最低价，最高价，平均价，自行估价，然后计算出一个较为标准，合理的价格，以我们厂的实际情况，通常以低于平均价的价格.

②品质
A. 批退率:  根据某固定时间内（如一个月.一个季度.半年.一年）的批退率来判定品质的好坏，如上半年某供货商交货50批次，判退3批次，其批退率=3/50×100%=6%，批退率越高，表明某品质越差，得分越低.
B.平均合格率: 根据每次交货的合格率，再计算出某固定时间内合格率的平均值来判定质量的好坏，如1月份某供货商交货3次，其合格率分别为:90%，85%，95%，则其平均合格率=（90%+85%+95%）/3=90%，合格率越高，表明质量越好，得分更高.
C.总合格率:根据某固定时间内总的合格率来判定质量的好坏，如某供货商第一季分5批，共交货10000个，总合格数为9850个，则其合格=9850/10000×100%=98.5%，合格率高，表明质量越好，得分越高.

 

③交货数量:
A.交货率=送货数量/订购数量×100%，交货率越高，得分就越多.
B.逾期率=逾期批数/交货批数×100%， 逾期率越高， 得分更少， 逾期长， 扣分多； 逾期造成停工待料， 则加重扣分.
C.配合度（服务）:配合度上，应配备适当的分数，服务越好，得分越多.
将以上三项分数相加待发总分，为最后考核分数，以此来考核供货商的绩效.

2、供货商评估的控制要点主要以下几个方面:
①供货商的初选及选择条件.
②供货商的质量保证能力及调查.
③供货商评估内容及步骤的确定.
④供货商评估结论的审核与批准.
⑤合格供货商的批准.
⑥合格供货商档案的建立.
⑦合格供货商的供货情况定期监督与考核.
⑧根据供货商定期考核情况，进行优胜劣汰或辅导.
⑨监督以及发现问题的处理.
 

3、选择合格供货商的方法
合格供货商应具备提供规范图样和采购文件要求的产品的能力， 选择评价合格供货商的方法通常有:
①供货商生产能力的评价.
②供货商质量保证体系的现场评价.
③产品样品的评价
④对比类似物料的力史情况.
⑤对比类似物料的检验与试验结果，
⑥对比其它使用者的使用经验.

 

4、供货商评估考核程序
①目的:
A.对供货商进行评估考核和选择，以期寻求最佳之供货商.
B.保证供货商具有提供满足本组织规定要求的能力，促使公司产品之质量得到稳定和发展提高.

②适用范围:
适用于向本组织提供产品（外购，外协）及服务的供货商的评估考核及选择.

 

③职责:
A.供货商评估小组（副总为组长，资材，品保，工程师担任副组长，采购，IQC组长，IQE，开发工程师为小组成员）.
a.对新供货商之调查与考核.
b.主要材料价格估算.
c. 核准合格供货商的名单.
B. 资材经理:负责供货商的开发，评估，定期复核，比价议价，大宗订单的审核.

 

④程序要点:

A.采购主管主动开发且收集具有合作潜力之厂商相关数据，并记录《厂商数据表》内.评估其加工式接单能力，并考虑以往业绩及业界风范等评定是否可列为开发或交易对象，不合格者予以淘汰.

B.索样及试作订单:经初评合格后，由采购组长通知供货商送样或开立试作《订购单》，经核准后，通知送样或试作，以利确定其接单能力，同时知会IQC主管.

 

C.品质确认:
a.试作加工后的产品均由IQC按《进货检验与试验控制程序》及《来料检验规范》的规定进一步确认产品质量，并作成记录.
b.质量不合格由IQC部门通知采购部，再通知供货商送样，重新确认其质量，若仍不合格则予以淘汰.

 

D.质量保证能力及生产能力之调查: 样品确认合格后，由采购评估小组到供货商生产工厂进行实地调查其质量保证能力实际调查，并记录于《供货商评估表》上. 同时对其生产能力进行调查，并记录于《生产能力调查表》中,以利确定其接单能力.

E.询议价:主管征询供货商之报价.同时搜集有关同类产品价格数据，进行比价，有条件者可以对供货商产品进行估价，掌握了一定资料后，由采购评估小组召集供货商进行议价，使公司接受的是一个较合理的产品价格.

 

F.签订采购协议:评估及价格合理者，由采购主管与供货商拟定《采购协议书》再由经理签名.

 

G.登记列管:经采购评估小组评估合理者，由副总核准并列入《合格供货商名册》.

 

H.供货商供货情况考核与定期复核:
a. 合格供货商半年复核一次， 复核时由采购主管填定《供货商考核表》.会同采购评估小组进行“价格”.“品质”.“交期交量”.及“配合度”之考核，且评定等. 主管副总经理核定.
b. 经复核评定不合格者应由经理决定暂停或减少采购或外包数量， 并通知供货商进行改善.或由公司派人员进行辅导.
c. 采购部门人员加以追踪评估供货商之改善成效， 成效不佳视情况要求该供货商于近期内改善， 否则予以淘汰.
d. 复核为合格者， 可继续列于《合格供货商名册》内.
I. 记录维护: 复核或评估供货商之记录均由采购经办部门按《质量记录控制程序》之规定加以保存与维护.