鱼龙百变

《物权法》出台后，房屋登记簿制度的确定让房地产档案管理的重要性再次凸显，笔者在工作中发现很多同行对档案管理中常见的三个方面问题理解不一致，现简单分析之。

一、档案资料和登记簿关系

伴随着档案管理数字设备使用率的增加，档案管理水平大幅提升，房屋登记部门大都采用电子登记簿，很多房屋登记从业人员都未见过实质的房屋登记簿，部分人员甚至简单认为，登记簿就是房产档案资料。

2007年《物权法》开始实施，这是我国首次从法律层面提到了不动产登记簿的概念，第16、17条规定，不动产登记簿是物权归属和内容的根据。不动产登记簿由登记机构管理。不动产权属证书是权利人享有该不动产物权的证明。不动产权属证书记载的事项，应当与不动产登记簿一致；记载不一致的，除有证据证明不动产登记簿确有错误外，以不动产登记簿为准。明确了不动产登记簿要高于权属证书的证明效力，改变了以前的房屋产权证书是房屋权属证明最高效力的做法，将登记簿的地位和意义进行了明确规定。

两者内容不同。房屋登记档案是权利人在申请房屋登记时向登记机构提交的反映其产权来源的原始凭证以及登记过程中形成的相关材料。因此，登记档案是登记过程中的原始材料，是判断登记是否存在错误的最基础的证据材料。

房屋登记簿是登记机构制作的，是记载房屋权利状况、自然状况和其他状况的法定簿册。房屋登记档案主要是指登记案卷。登记案卷内除了当事人向登记机构提出的登记申请外，还有当事人提供的各种登记文件资料，以及登记机构在核准该项登记时审核过程的记录。

两者公开程度不同。登记档案中有一些涉及当事人个人隐私的内容，诸如婚姻、收养、遗嘱、诉讼等，不宜向公众公开查阅。而设置登记簿的目的是为了公示，应当允许公开查阅，提供身份信息后，任何人可以对房屋的自然状况和权利状况以及房屋是否设定抵押和地役等情况进行查阅。因此，建立房屋登记簿后，房屋交易人欲知悉房屋权利状况，通过查询登记簿即可，而无须查询房屋登记档案。

可以看出，房屋登记簿是档案资料内容的集中体现，源于档案资料，但又不是简单的档案资料的复制版，而是经过登记机构审核制作后，旨在体现房屋的权属和权利状况，并且对个人隐私内容进行了屏蔽，房屋档案资料是全部的房屋登记信息。两者在查询方面有明显区别，档案资料的查询要比房屋登记簿严格很多，要严格按照《城市房地产权属档案管理办法》要求，查询者必须是所有权人或者利害关系人，或者是办法明确规定的相关部门。

二、房产档案立卷只能按丘建档

《城市房地产权属档案管理办法》第十四条规定，房地产权属档案应当以丘为单元建档。许多房地产档案管理部门，严格按照此规定，以丘为单元进行建档，丘号的编定按照国家《房产测量规范》标准执行。丘是指地表上一块有界空间的地块，只属一个产权单元时称独立丘，属多个产权单元时称组合丘。

伴随着城市化进程不断加快，旧城改造、棚户区改造、城市功能区变化，都使城市房屋状况经常变化，房屋的变动具有不可预见性。《城市房地产权属档案管理办法》第十五条规定，房地产权属档案应当以房地产权利人（即权属单元）为宗立卷。卷内文件排列，应当按照房地产权属变化、产权文件形成时间及权属文件主次关系为序。因此，如果按照《城市房地产权属档案管理办法》用丘建档，我们必须给每一丘预留一定的空间，防止房屋变动后，新形成的资料无空间存放，但由于城市变化的不可预见性，所留空间有可能几年不用，也可能变动频繁，经常不够用，因此会产生档案管理人员最头疼档案倒架问题。

在1990年以前，规范的房屋登记部门权属档案以丘为单元建档，以房地产权利人为全宗立卷，将权利人的所有权登记档案、所有权转移登记档案、他项权登记档案、他项权注销登记档案都集中在一起，合并组成一卷，这样的管理模式，对数据统计以及档案管理的规范起到了很大促进作用。但九十年代后房地产业的飞速发展，房产档案管理现代化水平的不断提升，档案管理已经逐步形成以电子管理为主的模式，目录索引和档案号的形成，大都采用微机管理。如果按丘建档和对房屋档案的变化进行并卷，很多城市每年十几万卷新增档案，倒架和预留空间都变得不现实，实务中很多地方采用了流水号进行管理。

《房屋登记技术规程》5.3.3规定，纸质档案宜采用每办理1件登记所形成的材料立1个卷；合并办理的登记材料宜合并立卷。5.3.5 纸质档案可采用按归档流水号制定编号规则。5.4.2  电子档案应以1次登记为1件，按件建立电子档案目录。从中可以看出，技术规程制定后，已经不再要求按丘建档，而是采用流水号管理更方便档案管理,根据《立法法》中关于同一部门制定的法律冲突，新法大于旧法的规定，虽然住建部未修改该办法，但对此条规定已经不再强制要求按丘，并采取了开放的态度，以适应新技术和新形式的发展和变化。

三、律师在房产档案查询时不受限制

登记部门的很多人员，对律师可以查询房产的范围不是很清楚，感觉律师是从事司法工作的人员，可以和公检法等部门工作人员一样，提供相关证明后可以和公检法部门一样对房产档案进行查询复制。

《档案法》第二十条，中华人民共和国公民和组织持有合法证明，可以按照有关规定，利用档案馆未开放的档案以及有关机关、团体、企业事业单位和其他组织保存的档案。《房屋权属登记信息查询暂行办法》第七条，房屋权属登记机关对房屋权利的记载信息，单位和个人可以公开查询。《房屋登记簿管理试行办法》第十四条，个人和单位提供身份证明材料，可以查询登记簿中房屋的基本状况及查封、抵押等权利限制状况；权利人提供身份证明材料、利害关系人提供身份证明材料和证明其属于利害关系人的材料等，可以查询、复制该房屋登记簿上的相关信息。有关查询的程序和办法，按《房屋登记信息查询暂行办法》的有关规定执行。可以看出只要申请人提供自己的身份证明，就可以查询登记簿中的部分内容。《城市房地产权属档案管理办法》第二十四条，房地产权属档案管理机构应当充分利用现有的房地产权属档案，及时为房地产权属登记、房地产交易、房地产纠纷仲裁、物业管理、房屋拆迁、住房制度改革、城市规划、城市建设等各项工作提供服务。《律师法》第三十五条，根据案情的需要律师自行调查取证的，凭律师执业证书和律师事务所证明，可以向有关单位或者个人调查与承办法律事务有关的情况。可以看出，只要律师提供律师事务所证明、本人执业证书和当事人的委托书，委托书只要与被查询内容有利害关系，就可以查询登记簿的相关内容。立案证明不应是律师查询需要提供的必要证件。

《房屋权属登记信息查询暂行办法》第八条、第十条对哪些部门可以查询原始资料进行了范围明确，同时规定可以委托他人查询原始登记凭证，第十一条对非本人查询进行了范围限制，仲裁、诉讼案件的当事人应当提交仲裁机构或者审判机关受理案件的证明，受理的案件须与当事人所申请查询的事项直接相关；委托查询的，除按上述规定提交材料外，受托人还应当提交载明查询事项的授权委托书和本人身份证明。该条款从保护所有权人合法利益和隐私的角度出发，对可以查询原始资料的范围进行了界定，律师只是普通民事代理人，是受委托人，在查询受委托人涉案的房屋登记原始凭证时，必须出具立案证明。

可以看出，律师在查询登记簿是不需要立案证明，但需要查询原始房产档案资料时，必须提供立案证明，才能使用所有权人或者利害关系人的委托身份进行查阅复制。

发表于中国房地产2014.11期